Le Notaire Et Votre Entreprise Au Congo Brazzaville: Ce Qu’Il Faut Savoir!

Le législateur OHADA (Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires), dans le souci majeur de maintenir un climat serein dans la pratique des affaires, de stabiliser et sécuriser les transactions commerciales en Afrique,  a placé le Notaire comme acteur principal dans la constitution et la modification des statuts d’une société.

En effet, le Notaire est le professionnel du droit  qui authentifie et confère la sécurité juridique totale à ce type de contrat.

Il est vrai que ce dernier n’est pas le seul capable de rédiger les statuts de votre société ou même de les modifier. N’importe quel juriste peut le faire. L’acte ainsi rédigé s’appellera alors « un acte sous seing privé ».

Mais au final, le Notaire doit intervenir pour apporter par son sceau, l’authenticité auxdits actes. C’est ce qu’on appelle dans le jargon notarial « l’acte de dépôt avec reconnaissance d’écriture et de signatures ».

Le Notaire, une fois les statuts de votre société rédigés, authentifiés ou modifiés,  va continuer à vous accompagner tout le long de la vie (fonctionnement) de votre société, phase durant laquelle plusieurs évènements fâcheux ou heureux peuvent surgir.

C’est ce que nous nous invitons à découvrir ci-dessous.

NB: Cet article ne concerne pas uniquement le Congo Brazzaville mais plutôt, tous les pays membres de l’OHADA.

A-) LE NOTAIRE EST UN ACTEUR  MAJEUR DE L’ENTREPRISE

Il intervient depuis la constitution de votre société NON SEULEMENT EN VOUS CONSEILLANT  sur le choix de la forme juridique, mais aussi en rédigeant les différents actes constitutifs, s’avoir:

Les statuts,

Le procès-verbal d’assemblée générale constitutive

Enfin, la déclaration notariée de souscription et de versement d’actions ou parts sociales de la société.

B-) LE CONSEIL DU NOTAIRE DANS LE CHOIX DE LA FORME JURIDIQUE

Il existe plusieurs formes juridiques de sociétés commerciales dans l’espace OHADA. Il s’agit entre autres de:

1. La société Anonyme avec Conseil d’Administration ou avec un Directeur Général (cette société, lorsqu’elle n’a qu’un seul actionnaire, devient ce qu’on appelle, une SA Unipersonnelle) ;
2. La Société par Action Simplifiée (SAS) qui peut avoir également un seul actionnaire ;
3. La Société à Responsabilité Limitée Unipersonnelle (SARLU) ou pluripersonnelle (SARL) ;
4. La Société en Commandite Simple (SCS) ;
5. La Société en Nom Collectif (SNC) ;
6. La Société en Commandite par Actions (SCA) ;
7. Le Groupement d’Intérêt Économique (GIE) ;
8. L’entrepreneur individuel.

En jetant un regard objectif sur la nature ou l’ampleur de votre projet,  sur votre situation matrimoniale et patrimoniale, le notaire vous apportera son conseil sur la forme juridique qui vous convient.

Il peut arriver qu’en fonction de votre choix, votre patrimoine personnel soit confondu avec votre patrimoine professionnel, et en cas de mauvaises  affaires vous pouvez perdre tous vos biens et même votre lieu d’habitation.

C-) LA RÉDACTION DES STATUTS

Une fois la forme juridique choisie, le Notaire procèdera à la rédaction de tous les documents constitutifs de votre société en commençant par la rédaction du contrat de bail de la société s’il n’existe pas encore.

Chaque pays membre de l’espace OHADA a sa propre organisation relativement aux documents à fournir auprès de l’administration en charge des formalités de création des sociétés.

En République du Congo, c’est l’Agence Congolaise Pour la Création des Entreprises (ACPCE) qui s’en occupe.

D-) QUELS DOCUMENTS FAUT-IL FOURNIR AU NOTAIRE ?

Relativement à la rédaction des différents actes précités, il faudra fournir au notaire les pièces ci-après ( uniquement dans le cas du Congo Brazzaville, chaque pays membre de l’OHADA ayant sa propre organisation comme déjà souligné ) :

1. 04 photos format identité du gérant (pour le cas d’une SARL) suivies d’une copie du passeport ou de la CNI en couleur (pour les étrangers la copie du passeport doit contenir le visa d’entrée en République du Congo, 02 casiers judiciaires (pour les étrangers) + 01 certificat de nationalité (pour le cas d’un gérant Congolais) ;
2. Un certificat de résidence délivré par la Mairie centrale de Pointe-Noire, extrait d’acte de mariage si le gérant est marié, extrait d’actes de naissance des enfants.
3. Contrat de bail des locaux enregistré aux impôts ;
4. Pièces d’identité de tous les associés actionnaires ;
5. Indiquez sur un document de votre choix les informations ci-après:
   • La dénomination sociale de votre société ;
   • Le montant du capital social et le nombre de parts de chaque associé ;
   • La valeur nominale des parts ;
   • L’objet social de la société ;
   • L’adresse complète de la société.

NB: Tous les associés  (ou actionnaires) doivent signer les différents documents (statuts et autres), les absents en République du Congo ont la possibilité  de désigner un mandataire à cet effet, sauf pour le dirigeant dont la présence en République du Congo est obligatoire pour les formalités du NIU (Numéro d'Identification Unique).

E-) L’OUVERTURE DU COMPTE BANCAIRE

Si votre société veut, après sa constitution, ouvrir un compte bancaire, elle peut également faire appel à l’assistance du Notaire qui va gérer la certification de votre capital social, comme indiqué dans la déclaration notariée de souscription et de versement du capital social.

F-) AUTRES INTERVENTIONS DU NOTAIRE DANS VOTRE ENTREPRISE

Outre ce que nous avons évoqué supra, le Notaire vous accompagnera également durant toute la vie de votre société, notamment dans la rédaction des différents contrats (cessions de parts ou d’actions, fusions, compte courant d’associés, la transmission d’entreprsie), en cas d’augmentation ou de réduction de votre capital, acquisition, location ou gestion immobilière.

Le Notaire authentifie votre documentation relative aux différentes assemblées générales ainsi que les bilans annuels.

G-) AUX TERMES DE CE RAPIDE PARCOURS DU DROIT DES SOCIÉTES COMMERCIALES

Il faut retenir que le monde bouge, les affaires aussi.

Une entreprise qui est créée aujourd’hui peut mourir dans quelques mois, quelques brèves années ou mieux se développer  et conquérir les marchés internationaux, ce qui va la pousser à affronter de nouveaux défis, à conclure plusieurs autres types de contrats sur la base des législations étrangères.

C’est le Notaire qui, au gré de ces circonstances malheureuses ou heureuses, va être votre partenaire le plus sûr en  jouant  auprès de vous, un rôle crucial pour faciliter vos  échanges juridiques et vous représenter  dans le cadre du commerce international.

Découvrez dans ce tutoriel les différents rôles du notaire dans le bon déroulement d’une société.