Comment organiser un hackathon ? Étude de cas inclus

Il y a quelques mois, je recevais un appel d’une très bonne connaissance à moi qui doit être Head of IT (Responsable Informatique) chez Ecobank Congo Brazzaville. Il me passait un numéro à appeler: c’était le numéro d’un certain M. OkaLobe fondateur de OkaLobe School.

Après l’avoir rencontré et suivi sa présentation avec d’autres invités, j’ai fini par être séduit par le concept de son école et j’ai décidé d’y participer par passion pour la tech et pour des questions de réseautage professionnel.

J’ai trouvé le concept OkaLobe School assez innovant pour le Congo Brazzaville. Dans le challenge qui nous est confié pour les 30 premiers jours, il est question de se créer une expérience dans l’organisation de Hackathon.

Dans cet article (qui sera certainement mis à jour au fil du challenge OkaLobe School), je t’explique principalement ce que c’est qu’un Hackathon et comment on peut l’organiser avec succès en se basant sur une étude de cas de mon groupe de travail avec lequel nous organisons un Hackathon ce 14 décembre 2023 au siège d’OkaLobe School au Centre-Ville de Pointe-Noire en République du Congo, Immeuble Lincoln étage 6 sur la thématique du e-Health ou e-Santé.

C’est quoi OkaLobe School ?

OkaLobe School est une école d’un genre nouveau en République du Congo avec un modèle d’enseignement inspiré de grandes entreprises comme Google, Microsoft, TikTok, Yahoo! et autres.

Il est question pour son Fondateur, de créer un écosystème tech orienté business, entrepreneuriat, start-up et emploi. L’école offre à ses apprenants outils, approches, process et compétences nécessaires pour développer des start-up.

Parmi ces process et approches, on peut noter: le framework SCRUM, le Kanban de Toyota, le Design Thinking, le Business Model Canvas et bien d’autres. Ce sont quasiment tous, des outils qui peuvent aussi booster la réussite d’un Hackathon. J’y reviens certainement dans d’autres articles et vidéos.

Si non que par dessus tout, OkaLobe School est surtout une école de Cloud: la toute première en République du Congo sauf erreur de ma part.

Qu’est-ce qu’un hackathon ?

Les différents types de hackathon

Il existe différents types de hackathons suivant leur forme en terme d’organisation ou de déroulement. Un hackathon peut être 100% physique, 100% online ou hybride ( physiquement et en ligne à distance).

Hackathon physique

Les hackathons physiques se déroulent en personne, réunissant les participants dans un lieu spécifique tel qu’une salle de conférence, un campus universitaire ou un espace de coworking.

Ces événements offrent une atmosphère immersive et stimulante, favorisant l’interaction directe entre les participants, le partage d’idées en face à face et la création d’un esprit d’équipe.

Les hackathons physiques peuvent également inclure des activités sociales et des présentations, renforçant ainsi les liens entre les participants et créant un sentiment d’appartenance à une communauté.

Hackathons en ligne

Les hackathons en ligne se déroulent entièrement sur Internet, permettant aux participants de collaborer à distance.

Ces événements sont souvent organisés via des plateformes dédiées qui fournissent des outils de communication en ligne, des environnements de développement et des espaces de partage de fichiers.

Les hackathons en ligne offrent une grande flexibilité aux participants, leur permettant de contribuer depuis n’importe où dans le monde, mais nécessitent une planification minutieuse pour assurer une coordination efficace et garantir une expérience collaborative optimale.

Hackathons hybrides

Les hackathons hybrides combinent des éléments des hackathons en ligne et des hackathons physiques, offrant ainsi une expérience mixte aux participants.

Ces événements peuvent inclure des équipes qui travaillent à distance et d’autres qui se réunissent en personne dans des lieux spécifiques.

Les hackathons hybrides offrent une plus grande souplesse aux participants tout en conservant certains des avantages de l’interaction en personne, tels que le réseautage et le mentoring.

Toutefois, on peut aussi distinguer d’autre types de hackathons tels que les:

Hackathons itinérants

Certains hackathons adoptent une approche itinérante, se déplaçant d’un lieu à un autre pour atteindre différents publics et communautés.

Ces événements peuvent être organisés dans des villes ou des régions spécifiques, mettant en lumière les talents locaux et favorisant l’échange interculturel.

Les hackathons itinérants nécessitent une logistique supplémentaire pour coordonner les déplacements et s’adapter aux différents environnements, mais ils offrent également une opportunité unique de diversifier les participants et les perspectives.

Hackathons spécialisés

Certains hackathons adoptent des formats spécifiques en fonction de leur thème ou de leur objectif.

Par exemple, des hackathons de réalité virtuelle peuvent nécessiter des équipements spécialisés. Ces événements spécialisés offrent aux participants l’occasion de se concentrer sur des domaines d’intérêt spécifiques et d’explorer des technologies émergentes.

11 questions à se poser avant d’organiser un hackathon

1. Pourquoi dois-je organiser un hackathon ?
2. S’agit-il d’un hackathon physique, en ligne ou hybride ?
3. À quelle cible je m’adresse principalement ?
4. Comment vais-je inciter les gens à participer ?
5. Comment créer une expérience unique pour les participants et toutes les parties prenantes ?
6. Ai-je besoin de sponsors ou partenaires ?
7. Vais-je offrir un prix ?
8. Comment les gagnants vont-ils être jugés et sélectionnés ? ( critères de sélection )
9. Quels sont les mentors, experts que je pourrais faire intervenir pour offrir aux participants, des perspectives, conseils et points de vue de qualité ?
10. Comment je m’assure que mon hackathon soit inclusif ? ( la pire des choses à souhaiter c’est que les participants se sentent injustement jugés et surtout, qu’ils l’expriment LOL! )
11. Comment je m’assure que le buzz continue même après mon hackathon ?

Comment organiser un hackathon ?

Chez OkaLobe School, c’est le challenge du premier mois: organiser un hackathon. Les équipes ou groupes de travail doivent apprendre à organiser un hackathon afin de s’approprier cet outil pour créer des résultats dans leur quotidien professionnel.

Dans cette section, il est donc question pour moi de restituer comment je me suis pris (avec l’aide de mon groupe) pour organiser notre Hackathon e-Health du 14 décembre 2023.

Mais avant tout, je te propose d’explorer en règle générale, ce que cela demande d’organiser et de réussir un Hackathon: ça te va ? Très bien.

Définition du probème

La première étape consiste en la définition du problème. Il s’agit généralement, d’identifier un manque ou une volonté passionnelle d’améliorer quelque chose.

Définition des opportunités et objectifs du Hackathon

Un Hackathon peut être organisé pour atteindre des objectifs très variés et multiples. On peut de façon non exhaustive, citer:

• Innovation
• Recrutement
• Community Building
• Marketing

En plus, il est important pour les organisateurs de définir leurs attentes pour leur Hackathon afin de savoir entre autres, s’auto évaluer après l’événement (rétro sprint). Ce qui nous conduit à l’étape suivante.

Le Hackathon était-il une réussite ?

Une liste non exhaustive de question à se poser peut inclure les interrogations suivantes:

• Le Hackathon a-t-il permis d’atteindre les objectifs fixés ?
• A-t-il fourni les opportunités prévues aux participants ?

Déroulement du Hackathon

De façon basique, on va distinguer:

• Phase ou Jour 1: Pitch du problème et formation des équipes
• Phase ou Jour 2: Pitch de la solution et récompenses

Étude de cas: e-Health Hackathon | SmartSweepy

Avec mon équipe, lors de notre première session de brainstorming, voici les données que nous avons pu capter et structurer (NB: cet article est écrit à la volée pendant que nous faisons les choses, il est donc naturel qu’il soit mis à jour à tout moment et au fur et à mesure).

Mission

Digitaliser pour accélérer la performance et la fiabilité des soins médicaux.

Problématiques du Hackathon

Voici les problématiques (suivis de leurs missions spécifiques) sur lesquelles nous attendons des solutions de la part de nos participants:

1. Problématique: L’absence des données sur les pharmacies de proximité. Mission: Réduire à moins d’une heure, le temps de latence entre l’expression d’un besoin en médicaments et sa fourniture.
2. Problématique: Absence d’un fichier centralisé des données médicales des citoyens. Mission: Gestion unifiée des données médicales des patients au niveau national.
3. Problématique: Trop de personnes ne peuvent pas supporter les coûts des soins de santé. Mission: Soutenir les personnes ayant un accès limité aux soins médicaux grâce à du crowdfunding.

Parties prenantes

• Organisateurs (nous: moi et mon groupe)
• Participants
• Partenaires
• Public
• Jury

Organisateurs

En tant qu’organisateurs, nos attentes et objectifs se formulent comme suit:

• Acquérir de l’expérience dans l’organisation d’un Hackathon
• Booster notre esprit de collaboration et d’équipe
• Booster notre capacité de networking
• Contribuer à l’amélioration des vies de nos populations à travers la résolution des problématiques de nos hackathons

Nous sommes une équipe de cinq (05) champions inlcuant deux (02) charmantes et trois charmants.

Participants

Nous attendons des participants à notre Hackathon, le développement de solutions innovantes qui répondent aux problématiques sélectionnées.

Maintenant pour inciter les participants à s’inscrire, nous prévoyons les possibilités suivantes qui seront raffinées dans les prochains jours certainement:

• Prix (argent, cadeau…)
• Réseau compétitif pour se dépasser
• Visite offerte d’endroit sympa de la ville, de la région ou autre
• Coaching gratuit sur des compétences de start-up: Agile, Design Thinking, Business Model Canvas…

Au fur et à mesure que nous discutons avec les partenaires et évaluons nos propores capacités, nous serons en mesure d’ici peu, de fixer exactement la nature de la cagnote pour les participants.

NB: Les participants font office de public car le principe du hackathon est que personne ne vienne pour assister les autres: tout le monde participe à un groupe de travail en tant que participant.

Si t’es intéressé de t’inscrire en tant que participant, tu peux toujours nous laisser un commentaire ou nous contacter par mail (hackathonhealth@gmail.com).

Partenaires

Parmi les partenaires, nous pensons aux acteurs du domaine de la santé (organisations et particuliers) mais aussi aux acteurs qui n’ont rien à avoir avec le domaine de la santé de façon directe.

Tous:

• Auront la possibilité de se vendre: parler de leurs activités, partager leur expérience, parler de leurs problèmes qui pourront pourquoi pas inspirer de nouveaux hackathons ?
• Auront la possibilité de soutenir la recherche et le développement dans le domaine de la santé.

Les potentiels partenaires peuvent inclure: les chaînes TV, etc.

Si t’es intéressé de t’inscrire en tant que partenaires, tu peux toujours nous laisser un commentaire ou nous contacter par mail (hackathonhealth@gmail.com).

Jury

Nous avons opté pour un jury de 3 membres: une personne dans la santé, une personne dans la tech et une autre personne dans le business.

Si t’es intéressé de t’inscrire en tant que jury, tu peux toujours nous laisser un commentaire ou nous contacter par mail.

Sprint #1 | La Première semaine de notre Hackathon

Ce sprint avait été présenté devant le public, le jeudi 16 novembre 2023.

Mission

Présenter notre Hackathon au grand public

Comment

Nous comptons avoir une stratégie spécifique pour chaque partie prenante. Il est évident que la communication à faire auprès des partenaires ne peut être en tout point pareille à celle qui doit être faites auprès des participants ou du grand public.

Pour ce jour #1, nous nous concentrons sur la communication marketing à faire surtout auprès des participants et du grand public.

Parmi les canaux que nous considérons, il y a:

• Les réseaux sociaux (partages via les profils officiels du Hackathon et les profils personnels des membres si possible)
• Le blog (cet article par exemple, entre dans ce cadre)
• Du contenu vidéo
• L’inscription de notre événement sur les plateformes événementielles digitales (EventBrite, Meetup…)

Sprint #2 | La deuxième semaine de notre Hackathon

Ce sprint avait été présenté le jeudi 23 novembre 2023.

Introduction à SmartSweepy

L’organisation de notre hackathon sur le e-health s’inscrit dans le cadre de SmartSweepy, une start-up que nous avons mise en place pour promouvoir le développement par la technologie.

Nos cinq (05) valeurs fondamentales.

SmartSweepy: Le Business Model Canvas

Structure de coûts (Note supplémentaire)

C’est évident.

Si tu souhaites organiser un hackathon, il te faut de l’argent.💰

Bien que tu puisses être en mesure de trouver des sponsors, il est tout aussi important de garder à l’esprit qu’il soit assez difficile de rassembler de l’argent pour un premier hackathon.

Dans tous les cas, voici une liste de dépenses à absolument considérer :

• Un lieu pour ton hackathon | C’est généralement l’une des choses les plus chères. Si tu manques d’argent, tu devrais certainement penser à un hackathon en ligne. Lorsque tu choisis un lieu, rappelle-toi que la connexion Internet doit forcément être incluse autrement, tu t’arrangerai toi-même de la fournir d’une manière ou d’une autre.
• De la bouffe | En voici une autre chose sur laquelle tu n’auras pas à investir si tu optes pour un hackathon en ligne. Les pizzas sont souvent acceptables mais tu peux toujours faire mieux et offrir des plats plus sains. Noter qu’il est possible de bénéficier d’une réduction si tu peux négocier tout le service à l’avance avec un restaurant local.
• Nom de domaine, hébergement, site web et promotion (marketing) | Peut-être un peu de FB Ads, de la promotion dans des magazines très suivis et pertinents pour le contexte du hackathon, etc.
• Prix pour les participants | La plupart des gens recherchent la gloire, les honneurs, le plaisir, l’apprentissage. De ce fait, les prix n’ont pas besoin d’être quelque chose de grandiose même s’il faut garder à l’esprit qu’un prix lucratif attirera plus de gens. Il est aussi possible de choisir entre le fait d’avoir un seul grand et large prix ou d’avoir plusieurs petits prix. Annoncer ces prix largement en avance est une initiative puissante pour attirer plus de monde à participer.
• Équipe technique et équipement de présentation | Des problèmes techniques (Internet, sonorisation, micro, projections…) peuvent toujours survenir: prévoir une équipe rien que pour s’occuper de cela est une initiative à féliciter.
• Swag | C’est plus puissant si tu prévois des autocollants et des t-shirts. Les gens adorent cela. D’autres éléments facultatifs incluent des cahiers, des stylos, des tasses… les objets cadeaux standard.

Flux de revenus (Note supplémentaire)

En ce qui concerne les flux de revenus, il est nécessaire de mentionner qu’il existe plusieurs modèles économiques possibles pour les organisateurs, en fonction des contextes.

• Certains font payer un ticket aux participants à un hackathon

Si le hackathon est gratuit pour les participants:

• Un modèle économique est possible sur les fonds levés auprès des sponsors (par exemple un pourcentage sur les fonds levés)
• Il est aussi par exemple possible, de prévoir des stands à vendre/louer à des entreprises pour se promouvoir et vendre leurs produits

En tout, les possibilités de modèles économiques sont illimitées si l’on fait preuve d’une créativité sans limites.

E-Health Hackathon: Le Business Model Canvas

Sponsors | Deuxième semaine

Lors de cette deuxième semaine des prépartifs de notre hackathon, nous sommes heureux de compter déjà parmi nos sponsors officiels, les entreprises et organisations suivantes:

• OKALOBE SCHOOL
• MiAKASSiSSA DiGiTAL
• INIX GROUP
• MAIN BLEUE

Toutefois, le travail n’a jamais cessé de notre côté puisque nous travaillons à ajouter plus de noms à cette liste parmi les potentiels sponsors que nous avons ciblés.

Jury | Deuxième semaine

Il ne nous reste plus qu’à trouver le dernier membre de notre jury qui doit être obligatoirement, un acteur de renom du monde de la médecine ou de la santé au niveau local ou international.

Cela sous-entend que nous avons d’ores et déjà un jury avec le profil tech et un autre avec le profil business.

Sprint #3 | La troisième semaine de notre Hackathon

Ce sprint avait été présenté le jeudi 30 novembre 2023.

Sponsors | Troisième semaine

Lors de cette troisiième semaine des prépartifs de notre hackathon, nous avons pu convaincre la clinique Louise Michel de nous rejoindre en tant que partenaire officiel: ils nous ont offert de l’eau.

Comme tu peux le voir, en dehors de la clinique Louise Michel, nous avons eu d’autres sponsors dont Blue ID, PNR-TAXI et Clarck Consulting.

Jury | Troisième semaine

Comme vous pouvez le voir désormais sur ce schéma, nous avons pu enroller un médecin de Louise Michel comme membre du jury.

Durant cette troisième semaine, nous nous sommes aussi beaucoup impliqué à dimensionner nos besoins pour l’alimentation du jour-j: nous sommes allés voir des experts et avons reccueilli plusieurs options chiffrées.

Sprint #4 | La quatrième semaine de notre Hackathon

Ce sprint avait été présenté le jeudi 14 décembre 2023.: soit, le jour-j de notre hackathon.

Durant cette semaine, le plus grand nombre de nos sponsors se sont manifestés substantiellement. Louise Michel nous a offert 10 packs d’eau, Blue ID nous a envoyé une enveloppe de 50.000F plus une offre de stage rémunéré à hauteur de 75.000F pour les gagnants du hackathon, Main Bleue et PNR-TAXI nous ont chacun envoyé une enveloppe de 30.000F et Madame Christelle MILANDOU, notre membre de jury clé a offert un coaching dans son cabinet pour les gagnants.

( Je n’étais pas obligé de donner les chiffres exacts des contributions de nos partenaires mais je n’ai pas non plus vu en quoi, ce niveau de transparence nuirait. Bien au contraire, cet article a pour rôle de t’aider à organiser et à réussir ton hackathon. Du coup, une bonne dose de transparence ne peut que t’aider à mon humble avis! )

Tous ces apports nous ont permi de boucler avec le prix des gagnants, la restauration et consort.

Le Prix Pour Les Gagnants

• Offre de stage rémunéré à hauteur de 75.000F pour les gagnants du hackathon
• Coaching gratuit au Cabinet Clarck Consulting

Sponsors | Jour-J

Le jour-j, un problème qui n’a aucunement entravé notre événement s’est produit: le médecin de Louise Michel appellait le jour-j même pour annoncer son indisponibilité et nous sommer de payer la somme de 10.000F pour qu’il nous envoie un autre médecin.

Nous n’avons accordé aucune crédibilité à une telle démarche et l’avons tout simplement remplacé par une autre personne qui était sur place et qui voulait bien participer comme jury: un informaticien, employé de Blue ID.

Extrait vidéo de notre hackathon

Nous avons démarré l’organisation de ce hackathon le 15 novembre 2023 et le 14 décembre 2023, soit seulement 30 jours après, nous avons pu livrer l’événement avec succès.

Et comme tu peux le constater, notre prochain hackathon est prévu pour mars 2024.

Seras-tu de la partie ? En tant que partenaire, jury, participant ? Laisse-nous un commentaire !

Comment nous contacter

E-mail: smartsweepy@gmail.com | Téléphone (WhatsApp): +242 06 422 38 41

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Le jour où j’ai découvert ce secret, je me suis promis d’en faire ma “religion” pour booster ma productivité.

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